MISSIONS PRINCIPALES

• Organiser et mettre à jour quotidiennement l’agenda du directeur afin d’optimiser la gestion du temps et des priorités.
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant, en filtrant les informations selon leur importance.
        
• Préparer les dossiers, rapports et présentations nécessaires aux réunions ou aux prises de décision.
• Rédiger des comptes rendus de réunions, des notes de service et des correspondances officielles avec rigueur et professionnalisme.
•  Veiller au classement et à l’archivage physique et numérique des documents administratifs.   
• Planifier les réunions, les déplacements professionnels et les événements internes ou externes du directeur.
• Effectuer les réservations nécessaires (salles, billets, hébergements, véhicules) en respectant les contraintes budgétaires et logistiques.
• Coordonner les activités entre les différentes agences de la région pour assurer une circulation fluide de l’information.
• Suivre les échéances importantes et alerte le directeur sur les délais à respecter.
       
• Accueillir les visiteurs, partenaires et collaborateurs avec courtoisie et professionnalisme.
       
• Jouer un rôle d’interface entre le directeur et les équipes internes, facilitant la communication et la transmission des consignes.
• Entretenir des échanges réguliers avec les partenaires externes (clients, fournisseurs, institutions) pour le compte du directeur.
• Participer au suivi de certains indicateurs de performance ou à la mise à jour de tableaux de bord.
• Contribuer à la préparation budgétaire et au suivi des dépenses liées aux activités de la direction.
• Assurer le suivi de projets spécifiques confiés par le directeur, en lien avec les parties prenantes concernées.
• Traiter les informations sensibles avec la plus grande discrétion et dans le respect des règles de confidentialité.
• Veiller à la sécurité des documents confidentiels, tant au format papier que numérique.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Compétences Transversales 
Compétences

1. Digitalisation : capacité à intégrer et à s'adapter aux technologies numériques.
 
2. Orientation client : capacité à améliorer l'expérience client/Collaborateurs.

3. Culture d'entreprise : aptitude à partager la vision et promouvoir les valeurs de l'entreprise (Méritocratie, gestion des talents).

4. Communication : capacité à communiquer des informations de manière claire et efficace.
 
5. Performance : capacité à produire de manière efficace et efficiente dans un délai imparti.
 
6. Ingéniosité : compétences pour identifier des solutions créatives, innovantes et efficaces face aux défis.
 
Compétences techniques 
Compétences
 
1. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
 
2. Gestion de l’agenda et des réunions (planification, organisation, coordination, rappels)
 
3. Compétences en rédaction professionnelle (notes, courriers, comptes rendus, rapports…)
 
4. Gestion des informations sensibles (confidentialité, traitement sécurisé des documents)
 
5. Compétences en communication digitale (e-mails, outils collaboratifs, plateformes internes)
 
6. Maîtrise des procédures administratives (classement, archivage, correspondance, circuits internes)
 
Compétences comportementales 
Compétences
 
1. Orientation client et sens du service

2. Gestion du temps et des priorités
 
3. Confidentialité et discrétion
 
4. Résilience et gestion du stress
 
5. Culture digitale et agilité technologique
 

Qualifications (Diplômes, formations, certification…) :

- Être titulaire d’un diplôme universitaire Bac +5

- Être résident dans la ville de Mbuji-Mayi ou ses environs

- La connaissance de l’anglais est un atout